Datenschutz im Handwerk: Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Wenn am 25. Mai 2018 die neue Richtlinie zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Kraft tritt, dann sollten Sie als Handwerksbetrieb vorbereitet sein. Die wichtigsten Umsetzungskriterien in der übersichtlichen Checkliste.

Handwerker gesucht? Die DSGVO schützt Kundendaten

In Art. 4 S.1 DSGVO sind personenbezogene Daten „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person“ beziehen. Es spielt folglich keine Rolle, ob es sich bei den Daten, die Sie in Ihrem Handwerksbetrieb managen, um die Daten von Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden handelt oder ob diese aus dem CRM-System, von Google Analytics, von Online-Bezahlsystemen oder auch aus den Mitarbeiterreisekostenabrechnungen Ihrer Finanzbuchhaltung stammen – Fakt ist: „Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen“ (Vgl. Art. 30 Abs. 1 DSGVO).

Für Sie als Geschäftsinhaber bedeutet dies, Sie haben ab dem 25. Mai 2018 eine Pflicht zur Dokumentation, wie Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden. Besondere Bedeutung gewinnt dies in Bezug auf die Daten Ihrer Kunden. Denn deren Handwerkersuche endet stets mit der Preisgabe ihrer persönlichen Daten, sodass Sie schon beim Angebotsprozess die neuen Bestimmungen berücksichtigen und die damit verbundene Informationspflicht erfüllen müssen.

Handwerkersuche mit Informationspflicht: Wie Sie Kunden rechtskonform aufklären

Nach der neuen Datenschutzgrundverordnung gilt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten und dann erlaubt ist, wenn der Betroffene (natürliche Person) ausdrücklich einwilligt. Als Vorgehensweise schlägt die DSGVO vor, online eine rechtskonforme Datenschutzerklärung zu publizieren, der Kunden ausdrücklich zustimmen müssen. Ihr System sollte diese Zustimmungsmöglichkeit idealerweise auch schon für Interessenten bereithalten, die zum Beispiel auf Handwerkerplattformen und Handwerkerportalen nach einem Handwerker suchen und schließlich auf Ihre Handwerkerhomepage stoßen, wo sie im Rahmen der Kontaktaufnahme erste Personendaten angeben müssen. Mit dieser Checkliste behalten Sie hier den Überblick:

Obligatorische Mindestangaben

Kontaktdaten des Verantwortlichen (= Ihr Betrieb).

Benennung der Zwecke, warum personenbezogene Daten erhoben werden.

Erläuterung der Rechtsgrundlage, auf die sich die Erhebung der Daten bezieht.

Bekanntgabe der maximalen Speicherdauer der Daten und eventuelle Ausnahmen.

Belehrung über die Rechte der Betroffenen.

Individuelle Informationspflicht

Kontaktdaten des betriebsinternen Datenschutzbeauftragten.

Ausführung der individuellen Interessen, die eine Datenverarbeitung notwendig machen.

Eventuelle Dritte, an die Daten weitergeleitet werden.

Bei der Weiterleitung der Daten ins Nicht-EU-Ausland ist die Angabe zwingend, ob mit dem jeweiligen Land ein Datenschutzabkommen besteht oder nicht.

Erklärung zu Widerrufsmöglichkeiten und den damit verbundenen Folgen für das Vertragsverhältnis.

Aufklärung über die Nutzung automatisierter Entscheidungshilfen, zum Beispiel Abfragen zur Kreditwürdigkeit.

Handwerker gesucht und gefunden! Wie Sie Ihre Kunden online korrekt aufklären

Da Ihre Kunden zunehmend online nach Handwerkern suchen und dabei allein schon über die IP-Adresse Daten vermittelt werden, die Rückschlüsse auf die Identität einer Person zulassen, müssen Sie schon beim Webseitenaufruf die Rechtsgrundlage benennen, aufgrund derer die folgende Kundenkommunikation stattfindet. Die bisher geltenden Datenschutzerklärungen reichen ab dem 25. Mai 2018 daher nicht mehr aus, sodass Sie hier nachbessern müssen. Das betrifft insbesondere

die Verwendung von Cookies

die Benennung des Webhosters, über welche die persönlichen Daten zwangsläufig verarbeitet werden.

die Nutzung von Social-Sharing-Funktionen

den Einsatz von Analyse- und Trackingdiensten.

Fazit

Die neue Datenschutzgrundverordnung stärkt die Rechte aller natürlichen Personen, die Ihrem Betrieb Daten liefern. Nehmen Sie daher sowohl interne als auch externe Datenwege genau unter die Lupe. Erheben Sie in Zukunft nur dort Daten, wo es unbedingt notwendig ist. Klären Sie Ihre Interessenten schon bei der Online-Handwerkersuche über Ihre Rechte auf und erstellen Sie eine Dokumentation Ihrer Datenverarbeitung. So können Sie nicht nur jedem einzelnen Kunden erklären, was mit seinen persönlichen Daten geschieht, sondern beweisen auch Verantwortung und Transparenz.

Ein Beitrag von Texterstellung Fehrenbacher